La respuesta a la pregunta ¿que es un ERP?, es simple. Se trata de una aplicación de software que se utiliza para administrar los recursos de una organización. Por lo general, incluye funciones de contabilidad, inventario y planificación.

El ERP ha existido desde mediados de los 90. Ha evolucionado con el tiempo para satisfacer las necesidades cambiantes de las empresas y sus empleados. Hoy en día, se utiliza en diferentes industrias, incluidas la fabricación, el comercio minorista, los servicios financieros, la atención médica y la educación, entre otros.

¿Qué es un ERP?

Por sus siglas en inglés ERP o Enterprise Resource Planning, que significa “sistema de planificación de recursos empresariales” y estos sistemas se utilizan para ayudar a las empresas a hacer un uso más eficiente de sus recursos. Pueden ser utilizados por individuos u organizaciones en cualquier industria.

Los sistemas ERP a menudo se consideran la columna vertebral de la infraestructura de una organización y juegan un papel vital en las operaciones diarias de empresas de todos los tamaños.

¿Para qué sirve un ERP?

Los sistemas ERP son software que sirven principalmente para ayudar a los líderes empresariales a administrar sus negocios de manera más eficiente. Proporcionan un depósito central de información, al que pueden acceder los usuarios de toda la organización.

Con un sistema ERP las empresas pueden administrar sus inventarios y tener un mejor control del área de ventas, además de ser un excelente recurso para gestionar la nómina, la contabilidad y las finanzas. 

Uno de los mayores beneficios al implementar un ERP se obtiene al mejorar la toma de decisiones, ya que centraliza la información de manera que esta siempre está actualizada, lo que permitirá que las decisiones se tomen en base a datos y no solo sobre estimaciones o conjeturas..

Cada día son más las empresas que integran un ERP a sus negocios, principalmente para optimizar sus procesos comerciales ya que les ayuda a reducir los costos hasta en un 20 %.

ERP características 

Los sistemas ERP tienen numerosas características que los hacen atractivos para las empresas que buscan una forma más eficiente de ejecutar sus operaciones y procesos

Estas funciones incluyen la captura de datos automáticamente de varias fuentes, como sensores o documentos; estructura de trabajo según módulos; automatizar informes; y proporcionar a los usuarios una funcionalidad de autoservicio para que puedan administrar sus propias tareas sin necesidad de soporte o asistencia de TI

Es importante que las empresas tengan una base de datos centralizada para que los datos sean fácilmente accesibles. 

Un ERP viene con muchas funciones que le permiten personalizar su propio sistema, desde funciones de contabilidad administrativa hasta servicio al cliente, ventas y marketing, administración de inventario y más.

Sus características se pueden simplificar en 7 puntos

  • Funcionamiento en tiempo real 
  • Bases de datos centralizadas
  • Captura datos automatizada
  • Módulos y áreas de trabajo
  • Configuración de acuerdo a las necesidades de tu negocio.
  • Capacidad de integración con otros sistemas
  • Interfaz intuitiva

ERP ventajas y desventajas 

Los sistemas ERP son una herramienta muy poderosa que ayuda a las empresas a administrar sus operaciones de manera efectiva. También ha demostrado ser eficaz para mejorar el rendimiento global de una empresa.

Los sistemas ERP son más avanzados y eficientes que las soluciones de software tradicionales. Ayudan a las empresas a optimizar sus procesos comerciales, reducir costos y mejorar la productividad, además de ofrecer una gran variedad de ventajas como las que se pueden encontrar a continuación:

– Reducir el costo del funcionamiento de su negocio.

– Implica rediseñar los esquemas y procesos de trabajo

– Mejorar la eficiencia en el lugar de trabajo.

– Integración con otros sistemas

– Disponibilidad de la información para la toma de decisiones

– Agilizar las operaciones de la empresa.

– Mejorar la productividad en el trabajo.

– Automatización de procesos 

– Ahorro de tiempo

– Calidad de análisis 

Como puedes leer, los sistemas ERP son muy útiles para administrar tu negocio, pero tienen algunas desventajas también, por ejemplo: 

– Inversion inicial y de implementación

– Costos después de la implementación como mantenimientos

– Requiere de actualizaciones constantes

– Exige un equipo de sistemas

– Conlleva tiempo de adaptación y de preparación de los trabajadores

¿Cómo elegir el mejor sistema ERP? 

Un sistema ERP es una aplicación de software que administra todos los procesos de una empresa, como la contabilidad, el inventario, etc. Con él, las empresas pueden ahorrar dinero y tiempo al reducir los errores humanos.

La implementación de un sistema ERP no es tan difícil como podría pensarse. Sin embargo, debe hacerse de manera ordenada y con la ayuda del soporte de TI dentro de la propia organización.

3 tips para lograr una implementación de ERP exitosa 

Al momento de evaluar un sistema de este tipo, la claridad de tus necesidades, tu capacidad de inversión y la comparación de proveedores es vital para asegurarte de tomar la mejor decisión, te compartimos 3 tips para ayudarte con tu proceso de evaluación. 

1.- Clarifica las necesidades de tu negocio

Si estás evaluando un sistema ERP es necesario que clarifiques las razones por las que consideras que tu negocio necesita un sistema de este tipo, ¿qué es lo que quieres que te ayude a solucionar?, ¿qué es lo que esperas del sistema?, ¿qué problemas o mejoras deseas conseguir?. 

Te recomendamos crear una lista con todas las dificultades o aspectos que deseas que el sistema mejore en tu negocio, esta información es vital para asegurarte de elegir el mejor sistema ERP para tu empresa.  

2.-  Evalúa distintos sistemas y proveedores 

Una vez cubierto el punto 1, debes evaluar distintos sistemas y proveedores, en donde, además de asegurarte de que cubra las necesidades previamente enlistadas, este debe de tener una interfaz amigable, sus funcionalidades deben ajustarse a las necesidades de tu negocio pero además debes de considerar que en donde decidas comprar tu sistema, te incluyan un buen soporte, capacitación y planes de escalabilidad para tu negocio. 

No olvides que puedes solicitar a tus proveedores una demostración personalizada del sistema en el que puedas ver la funcionalidad del sistema y resolver tus dudas al respecto. 

 3.- Elegir el socio o partner correcto

Elegir el socio de software ERP correcto es una decisión crítica que puede favorecer o perjudicar una implementación. El éxito de la implementación de un software ERP depende en gran medida de la elección del consultor o socio adecuado.

El fracaso de un proyecto suele recaer sobre los hombros del consultor o socio elegido para el mismo por ello es importante encontrar un socio que no solo proporcione servicios de alta calidad, sino que también se comprometa con el éxito de tu proyecto.

Elegir el socio de software ERP equivocado puede causar daños irreparables a su negocio, generar costosos errores y demoras en la entrega del proyecto. Por eso es importante que las empresas tengan cuidado al elegir a sus socios para que no terminen con una implementación fallida.

En Kaitzen Consultores trabajamos con un gran equipo de consultores y especialistas en procesos, nos comprometemos e implementamos en los negocios los softwares que realmente necesitan.Nos enfocamos en brindar soluciones y en facilitar la vida de nuestros clientes. 

Recuerda que el éxito de una implementación de software ERP depende en gran medida de tu elección del consultor o partner.  Asegúrate de investigar referencias, revisar casos de éxito, pero sobre todo, tu proveedor debe resolver todas tus dudas. 

En Kaitzen consultores deseamos que la implementación de tu ERP sea una gran experiencia y un verdadero impulso para tu negocio.