Los indicadores de productividad son importantes porque le permiten saber en qué está invirtiendo su tiempo y qué áreas necesitan mejorar.

¿Qué es un indicador? 

Empecemos por lo primero, los indicadores son una serie de parámetros que nos ayudan a evaluar el rendimiento de nuestras áreas de trabajo, nuestro negocio, nuestra rentabilidad, la calidad del servicio, la efectividad de las estrategias, los tiempos y los costos, la productividad, entre otras, ya sea en un sentido más relacionado con los procesos o las personas.

Los indicadores se pueden categorizar en tres tipos: indicadores de tarea, indicadores de proyecto e indicadores de equipo. Los indicadores de tareas son el tipo de indicador más común, es una métrica simple que indica si la tarea se completó o no. Los indicadores de proyecto miden el progreso de un proyecto, mientras que los indicadores de equipo miden qué tan bien el equipo o individuo está trabajando dentro del conjunto.

Hay muchas maneras de implementar diferentes tipos de métricas de proyectos para mejorar la productividad y asegurarse de saber qué está pasando en sus proyectos en todo momento, sin embargo, no debes de olvidar que cualquiera que sea el indicador que elijas, este debe de aportar la información necesaria, clara, confiable y útil para la toma de decisiones.

¿Para qué sirven los indicadores? 

Los indicadores sirven principalmente para determinar si un proceso se está llevando a cabo de manera correcta o no, y esto es posible porque a través de los indicadores puedes hacer una comparación entre los parámetros establecidos y el tiempo real que se refleja con el indicador, esto se conoce como la frecuencia de medición. 

¿Cuáles son los indicadores claves de rendimiento?

Aunque existe una gran cantidad de indicadores, pues básicamente puedes utilizarlos para medir cualquier cosa, dentro del mundo empresarial, existe los indicadores clave de rendimiento o KPIs, estos indicadores están enfocados en medir el nivel de desempeño de un proceso, estudiando y documentando procesos para identificar oportunidades de mejora que ayuden a las áreas a alcanzar sus objetivos. 

De modo que estos indicadores son utilizados para calificar los objetivos planteados dentro de las estrategias de negocio, no olvides que los KPI’s miden “inductores” del éxito, nunca de “resultados”, por lo que nos ayudan a identificar lo que se tiene que hacer para lograr los objetivos, mientras que los indicadores de resultados nos dicen lo que hemos hecho.

Principales características de los Indicadores

Hay una serie de elementos que debes considerar al crear indicadores que de verdad te funcionen.

A continuación te mencionamos las más relevantes.  

Simples

El primer elemento es clave para que todo el equipo pueda entenderlos y realizarlos correctamente, para ello debes utilizar un lenguaje sencillo y una aplicación fácil de realizar.      

Determinar tiempos

Otro elemento que simplemente no puede faltar es la cronología, esto es, debes establecer fechas para evaluar los indicadores, ajustar tiempos establecidos o reestructuras, capacitaciones, entre otros, asegúrate de documentar bien las fechas. 

De acuerdo a las necesidades

Tus indicadores deben responder a las necesidades de tu empresa de acuerdo a sus objetivos, nunca intentes aplicar lo que a otro le funciona, recuerda que cada empresa tiene sus condiciones y procesos, mejor que tus indicadores sean diseñados para tu empresa. 

Deben ser útiles

Aunque parezca obvio, tus indicadores deben de tener una utilidad bien definida, es decir, deben de estar pensados para resolver, estudiar o analizar un proceso, área, o actividad y una definición clara de la finalidad o aquello que se espera lograr a través de ellos a corto, mediano y largo plazo.  

Garantiza la participación 

Finalmente, debes de garantizar que exista una retroalimentación por parte de todos los involucrados, por ello debes asegurarte de que la participación sea constante y de manera efectiva, con una buena partición podrás evaluar mejor los resultados. 

Además, establecer indicadores en tu negocio debe ser un elemento que debe de considerarse como una oportunidad para mejorar nuestros procesos que nos permitiera reorganizar las áreas para impulsar su potencial y productividad. 

Beneficios de tener indicadores de productividad

Si bien es cierto que lo que se mide se conoce y lo que se conoce se puede modificar, al momento de evaluar y crear indicadores para ayudarnos a medir la productividad, ya sea de áreas completas, ciertos procesos e incluso individuos en concreto, estos nos traerán una serie de beneficios como:

  •   La carga de trabajo ideal para optimizar la productividad. 
  •   Establecer una proporción más adecuada de tareas y tiempos
  •   Encontrar a los clientes más rentables. 
  • Identificar áreas de mejora
  •   Identificar fugas o tiempos muertos 
  •   Identificar la cantidad de retrabajos 
  •   Definir el rendimiento de una área o equipo

La clave para tener un día productivo es establecer un ratio más adecuado a tu carga de trabajo. Para lograrlo, debe contar con indicadores de productividad. Estos pueden ser cualquier cosa, desde la cantidad de tareas completadas, el tiempo que le tomó completarlas o incluso cuántas veces revisó su teléfono.

Los indicadores de productividad son importantes porque le permiten saber en qué está invirtiendo su tiempo y qué áreas necesitan mejorar. Por ejemplo, si tiene un alto porcentaje de tareas que tardan menos de 10 minutos y tenían etiquetas de alta prioridad, entonces puede ser el momento de delegar algunas de esas tareas a otra persona u obtener más ayuda en esa área.

¿Cómo se crean los indicadores de gestión? 

Para desarrollar indicadores, necesitamos tener una comprensión clara de lo que queremos medir. También deberíamos poder determinar el valor de este indicador y cómo se utilizará.

Hay cuatro preguntas clave que deben responderse antes de desarrollar un indicador:

-¿Qué queremos medir?

-¿Cuál es el valor del indicador?

-¿Quién utilizará la información de este indicador?

-¿Con qué frecuencia se debe medir?

Te gustaría que te ayudemos a establecer los indicadores que impulsen a tu negocio, no lo dudes, contáctanos, en Kaitzen estamos listos para ayudarte con el siguiente paso, detecta tus áreas de oportunidad, agenda una consultoría.