Envío de contabilidad electrónica eficiente.

La importancia del envío de contabilidad electrónica. En el pasado, para hacer nuestras declaraciones debíamos presentar documentos en papel al SAT.  Sin embargo, hoy en día, con el aumento de la comunicación electrónica y la digitalización, es más conveniente para las empresas y personas físicas presentar su contabilidad de manera electrónica. 

El proceso de presentación de una contabilidad electrónica comienza con la creación de un archivo digital que se puede enviar por correo electrónico. Una empresa o trabajador independiente puede usar su software de contabilidad para crear un archivo digital válido.  

Sin duda, este proceso nos beneficia mucho, ya que reduce la cantidad de tiempo dedicado a archivar y disminuye el uso de papel, lo que no solo es bueno para nuestro planeta sino también para nuestras billeteras.  

¿Qué es y para qué sirven el envió de contabilidad electrónica? 

La contabilidad electrónica es el proceso de registro y del proceso de  transacciones financieras de manera digital. Esto se hace para reducir el trabajo manual involucrado en la gestión del proceso y para mejorar la eficiencia.  

El envío de la contabilidad electrónica es un requisito obligatorio que deben presentar las empresas, personas morales y las personas físicas y debe de ser enviada en tiempo y forma porque de otra manera puede generarte recargos o multas, por lo que es importante que las empresas y particulares utilicen la mejor tecnología posible que les ayude a realizar este proceso sin mayores dificultades. 

Este tipo de contabilidad se puede presentar a través de varios canales como: correo electrónico, fax o en línea. La contabilidad electrónica también debe ser fácil de leer y comprender para los usuarios. Con esto en mente, las empresas deben invertir en el desarrollo de una tecnología eficiente que les ayude a mejorar este proceso

Envío de la contabilidad electrónica 

Con respecto al envío de la contabilidad electrónica, debemos recordar que esta será enviada, en el caso de México, directo a el SAT o Servicio de Administración Tributaria, que es el órgano administrativo desconcentrado de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público con mayor autoridad fiscal, encargado de la recolección de impuestos.  

Lo primero que tienes que tomar en cuenta es que necesitas tener un sistema de facturación en línea, existen muchas opciones en el mercado, pero lo importante es que este te ayude a optimizar tiempos y esfuerzos mientras que reduces al mínimo la posibilidad de errores, retrabajos o retrasos. 

¿Quiénes deben enviar contabilidad electrónica? 

Todas las personas deberíamos de pagar y declarar impuestos al menos una vez al año ante el SAT, sin embargo, las personas que están dentro de la siguiente lista, deberían regular su situación fiscal cuanto antes.  

  • Personas físicas con actividad empresarial. 
  • Prestadores de servicios profesionales con ingresos de 2 millones de pesos.  
  • Personas morales con fines no lucrativos.  
  • Contribuyentes que tuvieron ingresos menores a 4 millones de pesos. 
  • Personas físicas y morales del sector primario. 

¿Qué documentos debo enviar al hacer la contabilidad electrónica? 

Aunado a lo anterior, los contribuyentes deben de enviar una serie de documentos que responden a los siguientes.  

  • Los envíos deberán ser durante los primeros cinco días hábiles de cada mes (tanto para personas morales como personas físicas).  
  • Será necesario enviar el catálogo de cuentas con código agrupador que ya estableció el SAT. 
  • También debes agregar la balanza de comprobación. 
  • Y, por último, con respecto a las pólizas, auxiliares de cuenta y folios fiscales, éstos deberán entregarse máximo 5 días después de que el SAT los solicite.

Cabe mencionar que esta información debe de enviarse en código, en archivos XML en carpetas comprimidas ZIP, en tiempo y forma a la plataforma del SAT para evitar cualquier tipo de sanción.  

En Kaitzen tenemos plataformas especializadas en ayudarte a llevar tu contabilidad y evitar pagos extras. Nuestras soluciones te permiten realizar todos los procesos contables y te ayudan a cumplir con los requisitos tributarios, además puedes brindar un mejor servicio a tus clientes, brindándoles la posibilidad de facturar o autofacturar tus servicios o sus compras.  

5 beneficios de la contabilidad electrónica 

Sin duda, adoptar tecnologías representa para las empresas un ahorro al almacenar y administrar la información sin la necesidad de utilizar papel y volviendo mucho más eficiente el cumplimiento y declaración tributaria. 

Además, al realizar contabilidad electrónica tendrás otros beneficios, como:

1.- Información a la mano. 

Con la contabilidad electrónica podrás almacenar tus documentos fiscales de manera adecuada y podrás consultarlos siempre que lo necesites. 

2.- Declaración a tiempo.

También podrás generar y entregar de manera oportuna toda la información contable, lo que te permitirá estar al corriente con tus pagos.. 

3.- Tareas más simples.

Los sistemas de contabilidad están diseñados para simplificar las tareas y facilitar a los usuarios la gestión de los registros financieros de sus empresas. Estos sistemas proporcionan un mejor control sobre la gestión y registro de las operaciones contables, reduciendo así los errores.

4.- Automatización y verificación de los cruces de información. 

Con la contabilidad electrónica, tareas como facturas, recibos y pagos ahora son mucho más sencillas. Automatizar la verificación de los cruces de información es uno de los principales beneficios de la contabilidad electrónica. Con él, se puede reducir el trabajo manual y tener más tiempo para concentrarse en tareas más importantes.

5.- Contabilidad en la nube.

Y finalmente, el último de los grandes beneficios que veremos el día de hoy tiene que ver con el hecho de que la contabilidad electrónica básicamente se lleva a cabo en línea. 

La contabilidad electrónica es una herramienta importante para la gestión empresarial. Cada día son más las empresas que adoptan este tipo de tecnologías para facilitar sus tareas y mantenerse a la vanguardia en tiempos tan competitivos y con grandes mercados.

Aunque existen muchos sistemas contables en el mercado, debes asegurarte de obtener los beneficios anteriores, en Kaitzen estamos listos para ayudarte a encontrar el software contable ideal para tu negocio. Contáctanos , te ayudaremos a impulsar tu negocio.